.svg){kind=small}
.svg){kind=icon}
Over Partywinkel.nl & Babywinkel.nl
Partywinkel.nl en Babywinkel.nl maken onderdeel uit van hetzelfde familiebedrijf dat sinds 2012 is uitgegroeid tot een toonaangevende speler in feestartikelen en babyproducten. Via Partywinkel.nl vinden consumenten alles voor feest en decoratie zoals ballonnen, themaproducten voor seizoensevenementen en een breed assortiment feestbenodigdheden. Babywinkel.nl richt zich op jonge ouders met een selectie babyartikelen en verzorgingsproducten en aanvullende items voor babyshowers en kinderkamerdecoratie.
Met een groot assortiment, hoge servicegraad, snelle levering en late cut off tijden bedienen de webshops gezamenlijk duizenden klanten per maand. Het bedrijf is gevestigd in Nieuw Vennep en werkt voor fulfilment samen met QLS. We spraken met Patrick Noij, eigenaar van beide webshops, over de stap naar een efficiënter retour en klantenserviceproces.
Tech stack: Shopify, Klaviyo, Zendesk, Trengo
De uitdaging
Veel handmatig werk bij retourverwerking
Voor de samenwerking met Returnista kostte het verwerken van retouren Partywinkel en Babywinkel veel tijd. Ontvangen retouren moesten bij de fulfilmentpartner handmatig worden gematcht met de Shopify-omgeving. Pas daarna kon een terugbetaling plaatsvinden. Per retour kostte dit gemiddeld 2 minuten. Het proces was foutgevoelig en zorgde voor onnodige druk op het team, vooral tijdens seizoenspieken.
De aanpak
Automatisering met Returnista en QLS-integratie
Partywinkel en Babywinkel implementeerden Returnista in combinatie met een directe koppeling met fulfilmentpartner QLS. Hiermee is het retourproces grotendeels geautomatiseerd.
Het proces verloopt nu als volgt:
- Retouren worden vooraf aangemeld in Returnista.
- Deze worden automatisch doorgestuurd naar QLS.
- Zodra een retour in het magazijn binnenkomt, controleert QLS deze.
- Na goedkeuring wordt dit via de API teruggekoppeld aan Returnista.
- De juiste vervolgstap wordt automatisch uitgevoerd: een terugbetaling of een store credit.
- De retour wordt ook gearchiveerd in QLS zodat we daar schone lijsten hebben
Daarnaast maken beide winkels actief gebruik van gatekeeping. Bij defecte producten beantwoorden klanten eerst een aantal vragen en uploaden zij een foto. Op basis daarvan bepaalt de klantenservicemedewerker of het product:
- Direct naar kantoor gaat voor controle, of
- Terug mag naar het magazijn.
Zo voorkomen zij dat defecte producten opnieuw op voorraad komen. Tegelijkertijd ontstaat waardevolle data over productkwaliteit en structurele defecten.
De resultaten
Direct zichtbaar na livegang
Binnen één maand na livegang met Returnista waren de effecten duidelijk merkbaar:
- 90% van alle retouren wordt volledig automatisch verwerkt.
- Snellere terugbetalingen aan consumenten.
- Inzicht in onderpresterende producten op het gebied van kwaliteit,
Voor Partywinkel en Babywinkel betekent dit vooral: meer rust in de operatie en meer focus op verdere groei.
Samenwerking in de praktijk
“We waren voorheen veel te veel tijd kwijt met het controleren, verwerken en terugbetalen van retouren. Nu verwerken we met de QLS-integratie 90% van de retouren zonder tussenkomst van een medewerker. Dat scheelt ons al snel 3 uur per dag aan klantenservicewerk.”
— Patrick Noij, eigenaar Partywinkel.nl & Babywinkel.nl
Vooruitblik
Verdere verlichting van de klantenservice
De volgende stap voor Partywinkel en Babywinkel is het koppelen van de klantenservice tooling Trengo aan Returnista. Door verdere automatisering wil het team klantvragen sneller en consistenter beantwoorden, met minder handmatige handelingen voor de klantenservice.
Het doel: minder druk op het CS-team en tegelijk een betere klantervaring.
Wat dit betekent voor andere webshops
Deze case laat zien dat automatisering van retouren direct bijdraagt aan:
- structurele tijdsbesparing,
- lagere operationele kosten,
- minder foutgevoelige processen,
- en betere grip op productkwaliteit.
Met name voor webshops met grote volumes, seizoenspieken en uitbestede fulfilment kan een geautomatiseerd retourproces snel veel waarde opleveren.
Vervolgstap
Wil je weten wat deze aanpak voor jouw retourproces kan betekenen?
Onze experts kijken graag met je mee naar de huidige inrichting en waar automatisering het meeste effect oplevert.
